Quy trình tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc tạo dựng hình ảnh thương hiệu, thu hút sự quan tâm từ khách hàng, đối tác và truyền thông. Một lễ khai trương thành công không chỉ tạo ấn tượng mà còn giúp doanh nghiệp khẳng định vị thế trên thị trường ngay từ những ngày đầu ra mắt. Cùng PDC tìm hiểu trong bài viết này

Xác định mục tiêu và thông điệp cho buổi lễ 

Mục tiêu tổ chức lễ khai trương

• Giới thiệu thương hiệu, sản phẩm hoặc dịch vụ mới

• Tăng nhận diện trên thị trường

• Tạo cơ hội kết nối với khách hàng, đối tác, truyền thông

• Gây dựng niềm tin và sự uy tín ngay từ bước đầu

Thông điệp chủ đạo cần truyền tải

Để buổi lễ trở nên nhất quán và có “linh hồn”, thông điệp truyền tải xuyên suốt là điều không thể thiếu. Doanh nghiệp cần:

• Lựa chọn chủ đề, concept rõ ràng: Chủ đề không nên quá chung chung như “mừng khai trương”, mà nên gắn với thông điệp chiến lược, ví dụ: “Mở rộng để bứt phá”, “Sẵn sàng bứt tốc”...

• Đảm bảo sự đồng bộ trong toàn bộ hình ảnh: Từ thư mời, backdrop, standee, đến bài phát biểu, các trò chơi tương tác đều cần xoay quanh một chủ đề và thông điệp nhất quán.

• Tạo cảm xúc và ấn tượng mạnh: Một thông điệp mạnh mẽ, gần gũi sẽ giúp sự kiện ghi dấu ấn lâu dài với khách mời và công chúng.

Xem thêm: TỔNG HỢP CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHI TIẾT

Lên kế hoạch tổng thể cho lễ khai trương

Chọn ngày và địa điểm phù hợp

• Chọn ngày đẹp, hợp phong thủy, đặc biệt là với các doanh nghiệp Á Đông

• Địa điểm dễ tìm, thuận tiện giao thông, không gian phù hợp với số lượng khách mời

Dự trù ngân sách cụ thể

Lên bảng ngân sách chi tiết giúp bạn chủ động kiểm soát và phân bổ chi phí hợp lý, tránh phát sinh ngoài kế hoạch. Dưới đây là một số hạng mục chi phí thường gặp:

Gợi ý: Nếu ngân sách hạn chế, có thể linh hoạt tổ chức quy mô nhỏ hơn nhưng vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp và tinh thần thương hiệu.

Thiết kế không gian và hình ảnh sự kiện 

Trang trí lễ khai trương chuyên nghiệp

• Khu vực cổng chào: nổi bật logo, slogan doanh nghiệp

• Backdrop sân khấu: màu sắc đồng nhất thương hiệu

• Khu vực tiếp đón khách: bàn check-in, thiệp mời, bảng tên

• Hoa tươi, lân sư rồng, thảm đỏ, ruy băng: tạo không khí trang trọng

Setup âm thanh – ánh sáng – kỹ thuật

Đảm bảo hệ thống âm thanh rõ ràng, ánh sáng bắt mắt, sân khấu đủ rộng và bố trí màn LED nếu cần trình chiếu hình ảnh, video.

Thiết kế không gian và hình ảnh màu sắc phù hợp với logo thương hiệu (Nguồn: SAPO)

Xây dựng kịch bản chi tiết cho chương trình 

Các phần chính trong kịch bản lễ khai trương

1. Đón tiếp khách mời, check-in chụp hình

2. Khai mạc – giới thiệu chương trình

3. Phát biểu từ lãnh đạo doanh nghiệp

4. Nghi thức cắt băng khai trương – điểm nhấn sự kiện

5. Biểu diễn văn nghệ, múa lân, trình diễn sản phẩm

6. Tham quan không gian trưng bày

7. Dùng tiệc nhẹ, giao lưu – kết nối đối tác

Vai trò của MC và điều phối chương trình

MC đóng vai trò kết nối, giữ nhịp toàn chương trình. Nên chọn người có kinh nghiệm, hiểu rõ văn hóa doanh nghiệp để xử lý linh hoạt mọi tình huống.

Khu vực check - in là 1 trong những khu vực không thể thiếu trong ngày khai trương (Nguồn: afamily)

Truyền thông và quảng bá trước – trong – sau lễ 

Một buổi lễ khai trương sẽ trở nên vô nghĩa nếu không có sự hiện diện, chú ý và phản hồi từ công chúng. Do đó, hoạt động truyền thông là yếu tố “xương sống” xuyên suốt toàn bộ quy trình tổ chức lễ khai trương. Truyền thông hiệu quả giúp thu hút khách mời, tạo dư âm lan tỏa và nâng cao nhận diện thương hiệu sau sự kiện.

Trước sự kiện

• Gửi thư mời, đăng thông báo trên fanpage, website

• Đặt bài PR trên báo điện tử, group ngành hàng

Trong sự kiện

• Livestream trực tiếp: Phát sóng trên Facebook, YouTube hoặc TikTok để thu hút người theo dõi trực tuyến. Đây là cơ hội quảng bá đến hàng nghìn người cùng lúc.

• Chụp hình – quay phim chuyên nghiệp: Ghi lại từng khoảnh khắc từ khâu đón khách, phát biểu, cắt băng, đến biểu diễn nghệ thuật, tiệc nhẹ… Hình ảnh chất lượng sẽ phục vụ cho PR sau lễ.

• Phỏng vấn – ghi lời chúc từ khách mời: Tạo góc “Lưu bút thương hiệu” để khách viết lời chúc hoặc gửi video cảm nhận. Những tư liệu này vô cùng giá trị cho truyền thông hậu kỳ.

• Check-in sáng tạo: Thiết kế background có logo thương hiệu, hashtag, tên sự kiện để khách dễ dàng check-in và chia sẻ.

Sau sự kiện

• Chia sẻ hình ảnh, video highlight

• Đăng bài cảm ơn khách mời và đối tác

• Tiếp tục truyền thông các hoạt động tiếp theo.

Chuẩn bị quà tặng và ưu đãi ngày khai trương 

Quà tặng lưu niệm

Tùy ngân sách, có thể sử dụng các vật phẩm như túi vải in logo, ly sứ, bút, móc khóa hoặc voucher ưu đãi riêng cho khách mời.

Chương trình khuyến mãi đi kèm

• Giảm giá 10–20% cho khách hàng đầu tiên

• Mua 1 tặng 1 trong tuần khai trương

• Quay số trúng thưởng khi check-in sự kiện

Tổ chức tổng kết và đánh giá sau chương trình

• Báo cáo hiệu quả sự kiện

Tổng hợp hình ảnh, clip, phản hồi từ khách mời và truyền thông để đánh giá chất lượng tổ chức.

• Phân tích điểm mạnh – hạn chế

Ghi nhận các điểm thành công, những điểm cần cải thiện để tối ưu cho các sự kiện tiếp theo.

Xem thêm: Bảng giá chi tiết dịch vụ tổ chức sự kiện tại PDC

Kết luận

Một quy trình tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng mạnh mẽ ngay từ ngày đầu tiên xuất hiện trước công chúng. Đó không chỉ là một buổi lễ đơn thuần mà còn là cơ hội “vàng” để thể hiện tầm vóc thương hiệu, kết nối khách hàng và mở ra hành trình phát triển bền vững.

Bạn cần tổ chức lễ khai trương chỉn chu – đúng mục tiêu – không lo phát sinh? Hãy để PDC Asia đồng hành từ A-Z!
📞 Liên hệ ngay: +84866134413 để được tư vấn giải pháp trọn gói phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.