BLOGS - VIENgày: 30-07-2024 bởi: Duy Vũ
TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI : THÁCH THỨC TỪ THỜI TIẾT
Tổ chức sự kiện ngoài trời đang trở thành xu hướng phổ biến hiện nay với nhiều lợi ích như không gian rộng lớn, sức chứa đông đảo, … Tuy nhiên, đi kèm với đó là những rủi ro và bất cập, trong đó thời tiết là một yếu tố đáng quan tâm. Hãy cùng chúng tôi chia sẻ một số kinh nghiệm cần lưu ý khi gặp thời tiết xấu.
Lựa chọn ngày tổ chức phù hợp
Rủi ro trong sự kiện thường được chia thành 2 loại: nguyên nhân chủ quan và nguyên nhân khách quan. Thời tiết thường được coi là nguyên nhân khách quan mà chúng ta không thể kiểm soát. Tuy nhiên, thực tế là chúng ta hoàn toàn có thể dự đoán thời tiết. Để đảm bảo ngày diễn ra sự kiện không gặp rủi ro thời tiết, hãy chủ động liên hệ với trung tâm dự báo thời tiết uy tín để có phương án tốt nhất.
Trang bị các vật dụng chống mưa, bão
Các thiết bị điện tử như âm thanh, màn hình, máy chiếu, ánh sáng, … cần được bảo quản một cách kỹ càng và kê cao hơn so với mặt đất. Đồng thời, các tủ điện công suất lớn cũng cần che chắn để tránh nước mưa gây chập điện dẫn đến cháy nổ hoặc nguy hiểm cho người tham gia sự kiện. Bạn cũng nên trang bị thêm máy bơm nước, thoát nước với các trường hợp mưa bão lớn xảy ra làm khu vực sự kiện của bạn bị ngập nước.
Phân công nhân sự từng khu vực
Khi thời tiết không mong muốn xảy ra sẽ rất dễ dẫn đến việc khán giả trở nên mất kiểm soát, rối loạn. Để hạn chế việc đó, bạn cần phân công nhân sự hoặc cộng tác viên phụ trách quản lý từng khu vực để thuận lợi hơn trong quá trình diễn ra sự kiện, tránh sự chồng chéo công việc, ổn định trật tự và dễ dàng kiểm soát hơn.
Luôn luôn chuẩn bị phương án B
Kế hoạch B là điều mà các nhà tổ chức sự kiện nào cũng phải vạch ra trước khi tổ chức sự kiện. Bởi ngoài yếu tố thời tiết, còn vô vàn các rủi ro khác nhau có thể xảy ra ảnh hưởng đến chương trình mà bạn tổ chức. Trong một số trường hợp, trước khi diễn ra sự kiện, chúng ta đã chuẩn bị sẵn phương án dự phòng và xác định được địa điểm có thể di chuyển từ ngoài trời vào trong phòng hoặc hội trường.
Khi tổ chức sự kiện, đặc biệt là các sự kiện ngoài trời, bạn cần phải lường trước toàn bộ rủi ro có thể xảy ra và chuẩn bị một cách chu đáo. Hy vọng qua bài viết này của PDC, bạn có thể rút ra một số kinh nghiệm và ứng dụng chúng vào thực tế bạn nhé.
