Trong quá trình chuẩn bị và triển khai, rất nhiều lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện thể thao ngoài trời nếu không được nhận diện và xử lý sớm sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, trải nghiệm khách tham gia và uy tín tổ chức. PDC – đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, team building và giải pháp du lịch trên toàn Việt Nam – theo phương châm “Trách nhiệm – Hiệu quả” sẽ chia sẻ chi tiết từng lỗi phổ biến cùng cách khắc phục tối ưu, giúp bạn tổ chức sự kiện thành công toàn diện.

Thiếu lập kế hoạch chi tiết — Lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện dễ “bắt tận tay”

Bỏ qua khâu lập timeline và logic kịch bản

Nhiều chương trình bị “vỡ timeline” vì thiếu linh hoạt hoặc có quá nhiều chi tiết chưa được lường trước. Một số sai sót dễ thấy: MC dẫn sai thời gian, đội support đến muộn, thiết bị giao ca muộn… tất cả đều bắt nguồn từ kế hoạch không đủ chặt chẽ.

Danh sách thiết bị, nhà cung cấp sơ sài

Nếu không có checklist cụ thể, bạn dễ bỏ sót thiết bị quan trọng (âm thanh, sân phụ, điện dự phòng). Thậm chí, quy cách, kích thước, số lượng có thể không phù hợp, dẫn đến hỏng – thay thế gấp không kịp thời.

Nhân sự phân công thiếu rõ ràng

Công tác nhân sự mà không phân công rõ người, rõ việc, rõ thời gian thì dễ gây nhầm lẫn, chồng chéo hoặc bỏ sót: nhân viên hỗ trợ, an ninh, y tế… đều cần bản mô tả công việc cụ thể, cùng buổi briefing để vận hành theo chuẩn.

Cách khắc phục:

• Xây dựng timeline chi tiết đến từng phút–giờ–ngày. Phải có phương án B cho các tình huống bất ngờ.

• Lập bảng danh mục thiết bị kèm tình trạng, số lượng, đơn vị cung cấp và ngày kiểm tra định kỳ.

• Xây dựng ma trận phân công nhân sự rõ chức năng, chịu trách nhiệm đầu cuối, tổ chức chạy thử kịch bản trên thực địa trước ngày diễn ra.

Không dự báo và xử lý linh hoạt thời tiết — Một trong các lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện

Ảnh hưởng trực tiếp từ thiên nhiên

Thời tiết ngoài trời là yếu tố không thể kiểm soát và không lường trước đầy đủ: mưa, nắng, gió, thậm chí thời tiết thay đổi theo giờ. Nếu không có phương án dự phòng, sự kiện có thể bị gián đoạn, ảnh hưởng hình ảnh thương hiệu, thậm chí dẫn đến việc huỷ bỏ.

Thiếu phương án che chắn và di dời

Không ít sự kiện gặp khách vật hư hỏng, cháy nắng, giàn loa bị ngập nước do thiếu che chắn. Một số phải dời sân chơi giữa chừng vì gió lớn, mất an toàn.

Biện pháp khắc phục:

• Theo dõi dự báo thời tiết liên tục từ 1–2 tuần trước, tập trung vào khoảng 48h trước sự kiện.

• Lập phương án B chi tiết: lều bạt, nhà thi đấu tạm, dời địa điểm hoặc hoãn vào nội bộ.

• Đầu tư thiết bị che chắn, áo mưa, ô dù, máy sấy khô thiết bị nếu thời tiết ẩm ướt.

Xem thêm: LÀM THẾ NÀO ĐỂ TỔ CHỨC CHUYẾN TREKKING THÂN THIỆN VỚI MÔI TRƯỜNG?

Giao tiếp nội bộ kém — Một lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện dẫn đến “rối loạn”

Thiếu công cụ & nền tảng liên lạc nhanh chóng

Nhiều sự kiện không tổ chức đủ kênh giao tiếp nội bộ như walkie-talkie, nhóm chat/back-end để cảnh báo tức thời khi xảy ra sự cố. MC dẫn lệch nội dung, đội kỹ thuật không vào vị trí, khách không được hỗ trợ timely.

Briefing mờ nhạt

Chưa xây dựng buổi rehearsal kỹ càng, MC, kỹ thuật, bảo vệ thiếu bài bản dẫn đến đứt đoạn kịch bản, sai sót trong khâu vận hành.

Khắc phục:

• Trang bị thiết bị kết nối nhóm (walkie, headset).

• Thiết lập nhóm chat chuyên nghiệp (Zalo/Slack/... có phân tag theo bộ phận).

• Tổ chức chạy thử sự kiện toàn cảnh ít nhất 1–2 lần trước ngày diễn ra, ghi hình lại để rút kinh nghiệm.

Thiếu đội ngũ chuyên nghiệp — Lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện khiến “mất điểm”

Nhân sự chưa đủ năng lực xử lý tình huống

Đội nội bộ chưa qua đào tạo bài bản, gặp tình huống bất ngờ (chấn thương nhẹ, sự cố kỹ thuật) không biết xử lý, khiến người tham gia mất tự tin vào sự kiện.

Ít nhân sự gây quá tải công việc

Giờ cao điểm, lễ phát giải, khán giả tập trung đông, nếu không có đủ nhân sự hỗ trợ thì rất dễ bị thiếu hụt, làm chậm tiến độ.

Giải pháp:

• Hợp tác với đơn vị chuyên cung cấp nhân sự sự kiện như PDC để có đội ngũ chính quy, có kỹ năng xử lý linh hoạt.

• Tăng cường training trước event: tập trung vào kỹ năng mềm, xử lý tình huống khẩn cấp, giao tiếp khách hàng.

Không đánh giá rủi ro & an toàn — Một trong những lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện

Thiếu staff y tế và cứu hộ

Sự kiện thể thao ngoài trời kèm nguy cơ chấn thương, ngất xỉu, say nắng… nếu không có nhân viên y tế chuyên nghiệp thì không thể kiểm soát được tình huống nguy cấp.

Biển cảnh báo ít hoặc không rõ ràng

Các khu vực nguy hiểm (sân trơn, gần đường điện, thiết bị kỹ thuật...) không được đánh dấu hoặc rào chắn, khách tham quan dễ bị ngã, chấn thương.

Biện pháp:

• Phải có đội ngũ y tế chuyên môn, chuẩn bị vật tư (đệm, bông, thuốc cơ bản...).

• Bố trí biển báo rõ ràng, rào chắn an toàn, bố trí nhân viên hướng dẫn.

• Briefing an toàn toàn bộ nhân sự và tuyên truyền ngắn gọn đến khách trước sự kiện bắt đầu.

Thiếu chiến dịch truyền thông trước và sau sự kiện — Một lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện dễ bị “lọt top”

Truyền thông lúc nào cũng quan trọng

Sự kiện dù quy mô ổn đến đâu nếu không truyền thông trước sẽ không thu hút nhiều người. Ngược lại, không khai thác hình ảnh sau sự kiện sẽ đánh mất giá trị dài hạn.

Chiến lược hiệu quả:

• Triển khai email, bật event trên mạng xã hội, PR bài báo chí trước sự kiện.

• Trong ngày event, đặt team chụp ảnh/videographer chuyên nghiệp, mở livestream, hashtag để tương tác real-time.

• Hậu sự kiện: tổng hợp hình ảnh, video recap, feedback khách, chia sẻ bài viết lên website, fanpage để tận dụng đòn bẩy truyền thông.

Quản lý tài chính lỏng lẻo dễ gây lỗ

Không kiểm soát chi phí phát sinh

Chi phí thuê thiết bị, phát sinh agency, in ấn, logistics có thể gia tăng bất ngờ nếu không được theo dõi định kỳ.

Không dự trữ ngân sách đệm

Nếu không chuẩn bị ít nhất 10–15% ngân sách phát sinh, sự kiện có thể bị thiếu hụt chi phí cho khâu decor, hỗ trợ khách.

Xử lý:

• Lập bảng chi phí chi tiết: phân chia rõ chi phí cố định và phát sinh, có chữ ký xác nhận.

• Dự phòng ngân sách đệm để ứng phó các tình huống đột xuất.

• Theo dõi và kiểm tra định kỳ, lên báo cáo so sánh thực tế so với kế hoạch.

Thiếu trải nghiệm tương tác cho khách — Lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện kém sống động

Chương trình thiếu điểm nhấn

Sự kiện chỉ đơn giản chạy thi đấu mà không có mảng giải trí, hoạt động tương tác thì dễ nhàm, ít thu hút người đến xem.

Tăng trải nghiệm:

• Tích hợp minigame, quyền tham gia theo nhóm, tương tác khán giả.

• Setup khu photobooth, backdrop để tạo spot check-in sống ảo.

• Livestream, bình chọn online, hashtag tạo lan tỏa mạng xã hội.

Xem thêm: Bảng giá tổ chức sự kiện

Không bảo trì thiết bị khiến gián đoạn sự kiện

Thiết bị dễ hư hỏng khi chưa kiểm tra kỹ

Âm thanh, micro, phông nền, đèn chiếu… nếu chưa được chạy thử và kiểm tra trước khi sử dụng thì dễ gây lỗi kỹ thuật, gây gián đoạn chương trình.

Khác phục:

• Duyệt và chạy thử thiết bị ít nhất 2–3 ngày trước.

• Luôn có bộ gear backup: micro, amply, nguồn điện.

• Đội kỹ thuật trực sự kiện chuẩn bị xử lý bất cứ lúc nào cần.

Quản lý hậu cần kém ảnh hưởng trải nghiệm

Nước uống, WC, giữ xe… không đủ

Thiếu nước uống, thiếu khu vệ sinh, nhân viên hỗ trợ không có ở các điểm trọng yếu… sẽ tạo trải nghiệm bất tiện cho người tham gia.

Giải pháp chuẩn:

• Bố trí nước uống phù hợp lượng người, có từ sớm, vị trí quanh sân.

• Trang bị WC di động, đảm bảo sạch sẽ, có người vệ sinh thường xuyên.

• Bố trí khu giữ xe, điều phối an toàn, có biển chỉ dẫn và nhân viên hỗ trợ.

Tổng kết và khuyến nghị

Như vậy, 10 lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện thể thao ngoài trời đã được chia sẻ chi tiết từ gốc đến ngọn – từ khâu lập kế hoạch, thời tiết, truyền thông, nhân sự đến tài chính, hậu cần, kỹ thuật. Chuyên nghiệp không phải là diễn ra sự kiện mà không có lỗi, mà là phát hiện lỗi sớm, chuẩn bị và ứng phó linh hoạt.

👉 Khuyến nghị:

• Đối với doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân có nhu cầu tổ chức sự kiện – hãy chọn đơn vị chuyên nghiệp để giảm thiểu rủi ro: PDC là đơn vị uy tín, chuyên tổ chức sự kiện, team building, du lịch tại Việt Nam, đảm nhận tất cả khâu từ tư vấn – tổ chức – truyền thông – hậu cần – kỹ thuật với phương châm “Trách nhiệm – Hiệu quả”.

• Với kinh nghiệm triển khai đa dạng, PDC sẽ giúp bạn vận hành sự kiện suôn sẻ, chuyên nghiệp, đưa ra giải pháp tối ưu cho từng tình huống.

• Mọi chi tiết cần hỗ trợ, liên hệ ngay hotline: +84866134413 để nhận tư vấn chi tiết và báo giá phù hợp.

Việc nắm rõ và khắc phục ngay các lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện chính là chìa khóa để bạn tổ chức sự kiện thể thao ngoài trời thành công, chuyên nghiệp và để lại ấn tượng sâu đậm. Hãy để PDC đồng hành, biến mỗi sự kiện thành dấu ấn đáng nhớ và đầy cảm hứng!