Một sự kiện dù được tổ chức hoành tráng đến đâu cũng sẽ thiếu đi giá trị nếu không có chiến lược truyền thông hiệu quả. Vì vậy, việc xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện ngay từ đầu là điều kiện tiên quyết để đảm bảo sự kiện được công chúng quan tâm, tăng cường tương tác và ghi nhớ thương hiệu.

Đây không chỉ là bản kế hoạch đơn thuần về phát thông tin, mà là cả một hành trình tiếp cận, thuyết phục và duy trì mối quan hệ với khách mời, truyền thông báo chí, cộng đồng mạng và khách hàng mục tiêu.

Trong bài viết này, PDC – đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và truyền thông tại Việt Nam sẽ chia sẻ chi tiết các bước để xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện hiệu quả từ A đến Z.

Tầm quan trọng của kế hoạch truyền thông cho sự kiện đối với thương hiệu 

• Nâng cao khả năng nhận diện thương hiệu

Truyền thông giúp hình ảnh doanh nghiệp được lan tỏa mạnh mẽ trước – trong – sau sự kiện. Nhờ vậy, khách hàng mục tiêu dễ dàng nhận diện và ghi nhớ thương hiệu một cách tự nhiên.

• Thu hút khách mời, tăng tương tác

Một kế hoạch truyền thông cho sự kiện mẫu được triển khai đúng cách sẽ thu hút sự chú ý, tăng số lượng người tham dự, đồng thời tạo không khí sôi động trước ngày diễn ra sự kiện.

• Khuếch đại giá trị sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, nội dung truyền thông hậu kỳ sẽ là tài sản quý báu để tiếp tục sử dụng trong các chiến dịch marketing, PR và social media.

Bảng kế hoạch truyền thông sự kiện ( Nguồn: Base )

Các bước lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện từ cơ bản đến nâng cao

Dưới đây là chi tiết từng bước lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện, giúp bạn dễ dàng thực hiện hoặc phối hợp cùng các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như PDC.

Bước 1: Xác định mục tiêu truyền thông rõ ràng và khả thi fast do

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Mục tiêu cần cụ thể, có thể đo lường được:

• Tăng nhận diện thương hiệu

• Tăng lượt người tham dự sự kiện

• Thúc đẩy doanh số hoặc ra mắt sản phẩm mới

• Gây ấn tượng với nhà đầu tư hoặc đối tác

Gợi ý: Áp dụng phương pháp SMART (Specific – Measurable – Achievable – Relevant – Time-bound)

Bước 1: Xác định mục tiêu truyền thông rõ ràng và khả thi ( Nguồn: Fast do )

Xem thêm: CÁCH LÊN TIMELINE SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP CHI TIẾT TỪ A-Z

Bước 2: Xác định đối tượng truyền thông – Ai là người bạn muốn tiếp cận?

• Khách hàng mục tiêu: Người tiêu dùng, khách hàng tiềm năng

• Đối tác kinh doanh

• Nhà đầu tư

• Báo chí – truyền thông

• Cộng đồng mạng (Facebook, Tiktok, YouTube...)

Càng xác định rõ đối tượng thì thông điệp truyền thông càng sắc nét và hiệu quả.

Bước 3: Lên nội dung thông điệp truyền thông – Bạn muốn họ nhớ điều gì? 

Mỗi chiến dịch truyền thông cần một "trục chính" về thông điệp để đảm bảo nhất quán:

• Slogan sự kiện

• Chủ đề (theme)

• Giá trị mang lại cho người tham dự

• Lý do không thể bỏ lỡ sự kiện này

Mẹo: Thông điệp ngắn gọn, giàu cảm xúc, dễ nhớ sẽ tạo hiệu ứng mạnh hơn thông tin khô khan.

Xác định mục tiêu truyền thông qua 4 tiêu chí (Nguồn: Phạm gia media )

Bước 4: Lựa chọn kênh truyền thông phù hợp – Đưa thông điệp đến đúng nơi

Bước 5: Lập Timeline chi tiết cho từng giai đoạn truyền thông

Một mẫu timeline truyền thông chuẩn cần chia rõ ba giai đoạn:

Bước 6: Dự trù ngân sách truyền thông hợp lý – hiệu quả theo ngân sách

Bước 7: Đo lường – đánh giá hiệu quả sau truyền thông

Cuối cùng, cần có chỉ số đo lường rõ ràng như:

• Số lượng người đăng ký – tham gia thực tế

• Lượt tiếp cận trên mạng xã hội

• Tỷ lệ mở email, click vào link đăng ký

• Bài viết báo chí xuất hiện trên các kênh truyền thông lớn

• Mức độ hài lòng qua khảo sát khách mời

Xem thêm: Bảng giá dịch vụ tổ chức sự kiện tại PDC

PDC – Đơn vị tổ chức sự kiện và xây dựng kế hoạch truyền thông chuyên nghiệp tại Việt Nam

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và truyền thông, PDC tự tin cung cấp dịch vụ xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện hiệu quả – linh hoạt – tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

• Tư vấn kế hoạch truyền thông từ A-Z

• Triển khai trọn gói: content, media booking, seeding, KOLs

• Livestream, hậu kỳ video, recap post event

• Tối ưu ngân sách nhưng vẫn đạt chỉ tiêu truyền thông

📞 Hotline: +84866134413

Tổng kết

Một sự kiện thành công không thể thiếu chiến dịch truyền thông hiệu quả. Việc lên kế hoạch truyền thông cho sự kiện bài bản sẽ giúp doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tăng độ nhận diện và tối ưu hóa tác động sau sự kiện. Nếu bạn cần đồng hành cùng một đơn vị giàu kinh nghiệm, hãy liên hệ PDC để được tư vấn và triển khai chi tiết, hiệu quả và linh hoạt nhất!